Prečo je plánovanie dôležité? (Tipy, ako na to)

0

Ste prekvapení, ako niektorí ľudia dokážu urobiť desiatky vecí za jeden deň? Premýšľate nad tým, čo je ich tajomstvom? Odpoveď je veľmi jednoduchá. Títo ľudia nemajú žiadne tajomstvo. Na to, aby stihli všetko, čo potrebujú (a niekedy aj veci navyše), plánujú. Od práce, cez stretnutia až k upratovaniu či iným osobným aktivitám.

Ak chcete byť človekom, ktorý za jeden deň alebo týždeň stihne všetky naplánované aktivity, je potrebné, aby ste pochopili, aké je plánovanie dôležité a ako ho správne robiť. Netreba sa však báť. My vám tieto informácie poskytneme. Na začiatok si povieme, prečo je plánovanie také rozhodujúce a následne si spomenieme tipy, ako si naplánovať veľké veci, aj maličkosti.

Všetky nižšie spomenuté tipy na plánovanie dňa sú vhodné ako pre študentov, tak aj pre tých, ktorí pracujú. Zmeňte svoj osobný aj profesijný život pomocou diára alebo aplikácie. Upracte si svoje dni a zabudnite na prokrastináciu či nedostatok motivácie.

produktivita

Prečo je plánovanie dôležité?

Ešte predtým, ako sa pustíme do bezchybného vzorca plánovania vášho dňa, vám najskôr povieme o tom, prečo je plánovanie úlohou, ktorej by ste mali venovať čas a energiu.

Ste pripravení na celý deň

S plánom viete, čo sa bude diať zajtra, pozajtra či o štyri alebo päť dní. Keď si líhate do postele, nemusíte premýšľať nad tým, či ste nezabudli na nejakú povinnosť, ako napríklad odoslanie e-mailu alebo faktúry. Taktiež viete, kedy by ste mali vstať, aby ste všetko stíhali a na aké povinnosti sa môžete pripraviť.

Hovorí sa, že keď ste pripravení na boj, máte vyššiu šancu na víťazstvo. Čo to znamená v plánovaní? Ak viete, aké úlohy vás čakajú, viete sa na ne psychicky pripraviť. Vyhnete sa momentu prekvapenia, ktorý nie je v profesijnej oblasti pozitívny.

Keď plánujete, ráno sa môžete zobudiť s väčšou motiváciou. Hneď, ako zasadnete k stolu, budete vedieť, aký program otvoriť alebo čo robiť. Nezabijete ďalšiu hodinu alebo dve prezeraním e-mailov, zadania alebo papierov, ktoré ste dostali od nadriadeného.

Plánovanie vás vie jednoducho pripraviť na druhý deň a dokáže urýchliť celý proces.

Umožňuje vám stanoviť si priority

Vedeli ste o tom, že na určitom projekte môžete pracovať celý deň bez toho, aby ste sa niekam posunuli? Teraz možno krútite hlavou, no s týmto problémom bojujú mnohí nováčikovia. Namiesto toho, aby sa zamerali na priority a najväčšie úlohy, robia na malých, ktoré by sa mohli vyriešiť samé, prípadne by stačilo urobiť ich až ku koncu.

Pri plánovaní dňa sa môžete objektívne pozrieť na všetky úlohy, ktoré vás čakajú, a dať prednosť tým, ktoré musia byť vyriešené hneď ráno. Takto sa vyhnete problémom s deadlinami či dokonca strate na zisku.

Bez plánu budete robiť to, čo vám napadne. Náhodný výber pracovných povinností sa môže zdať pohodlný, no v skutočnosti predstavuje jeden veľký problém. Buď robíte na niečom, čo vás neposúva vpred alebo na tom, čo nie je vôbec potrebné.

Pomocou pravidelného plánovania si môžete spraviť voľno a ušetriť veľa času. Namiesto premýšľania nad tým, čo by ste mali urobiť, sa pustíte hneď do práce, vďaka čomu skončíte skôr.

notebook a stolička

Zlepšuje váš time management

Time management, v slovenčine označovaný ako “správa času”, je pri pracovaní kľúčový. Ak ho máte správne nastavený, zabránite tomu, aby sa vám povinnosti natiahli na celý deň. Dokážete si vďaka nemu dať prestávku, prípadne odísť z práce omnoho skôr.

Produktivita závisí od time managementu. Lepší spôsob, ako ovládnuť každú sekundu vášho dňa, neexistuje. Keď si naplánujete svoj deň, v podstate využívate celý jeho potenciál. Úloha č. 1 je určená na jeden časový úsek, Úloha č. 2 zas na druhý. Medzitým nezabúdajte na prestávky, ktoré celú produktivitu podporujú.

Správny time management sa postará o to, aby ste nemali stres. Keď nemáte stres a cítite sa dobre, máte lepšiu náladu a ste viac motivovaní. A keď ste viac motivovaní, dokážete v práci dosahovať lepšie výsledky. O to vám predsa ide, no nie?

Samozrejme, niektoré dni (a to najmä vtedy, keď nepracujete) si nemusíte plánovať. Je dobré byť občas spontánny a užiť si, kam vás deň zavedie. Takýto spôsob žitia sa však nedá udržať navždy. Spontánnosť vám neposkytne dôležité výsledky a kariérny postup.

Plánovanie prináša poriadok. Robí váš život systematickým. Nemýľte si to však s nudným životným štýlom. Štruktúrované dni znamenajú, že máte jasno v tom, čo chcete robiť.

Ako naplánovať svoj deň?

Výhody plánovania, rutiny a určitej štruktúry dňa sme si povedali. Presuňme sa preto na samotné plánovanie. Ako si naplánovať svoj deň tak, aby ste z neho vyťažili maximum?

Začnite s cieľom

Prvá časť celého plánovania musí začať s cieľom. Prípadne rovno s niekoľkými . Čím viac ich je, tým viac motivovaní môžete byť.

Cieľ, ktorý chcete dosiahnuť, vás bude motivovať počas celého dňa. Keď sa budete cítiť neproduktívne alebo nevýkonne, jednoducho si naň spomeňte. Mal by byť dostatočne veľký, aby vás posúval vpred.

Denné ciele sú dôležité. Ich hlavnou úlohou je udržať vás na správnej ceste a pomôcť vám dosiahnuť všetko, čo chcete. Cieľ alebo ciele dňa by mali byť v súlade s cieľmi vášho týždňa prípadne roka. Najlepšie preto spravíte, ak si na týždeň zadáte nejaký väčší záväzok a počas týždňa si ho rozdrobíte na drobné.

Zaistite si, že každá úloha, ktorú vykonáte, vás posúva bližšie k tomu, čo ste si zadali na týždeň.

Cieľom na deň alebo týždeň môže byť čokoľvek. Je len na vás, či to bude niečo pracovné, osobné alebo kariérne. Dobre si to však premyslite. Príliš veľké a nereálne ciele vás môžu demotivovať.

pracovanie za počítačom

Pozerajte sa na každý deň ako časť týždňa

Možno si hovoríte, že tento bod nedáva zmysel. V skutočnosti je však veľmi praktický. Keď si plánujete svoj deň, neberte ho ako individuálnu jednotku. Pozrite sa naň ako na 1/7 vášho týždňa. Podobne to spravte aj pri týždni. Namiesto toho, aby ste hovorili o týždni ako o jednej individuálnej časti, berte ho ako 1/4 z mesiaca.

Ide o to, že každý deň by mal prispievať k vášmu väčšiemu plánu týždňa, mesiaca, roku a života. Všetko by to malo byť súdržné a ucelené. To, čo robíte v jeden deň, by malo byť v konečnom dôsledku v súlade s tým, čo chcete dosiahnuť z dlhodobého hľadiska.

Pri plánovaní dňa nezabudnite na budúcnosť a väčší obraz. Pamätajte tiež na predchádzajúci a nasledujúci deň. Napríklad, ak úloha z predchádzajúceho dňa zostala nedokončená, nezabudnite ju preniesť do ďalšieho.

Ak viete, že musíte nejaký projekt dokončiť ku koncu týždňa, začnite na ňom pracovať už v pondelok (ak máte čas). Zjednodušíte si celý proces pracovania a odľahčíte si dni tesne pred deadlinom. Ak by sa niečo pokazilo, vedeli by ste to ešte opraviť.

Nie každý človek sa však vie na týždeň alebo mesiac pozrieť z takejto perspektívy. Ak s tým máte problém, kúpte si veľký týždenný či mesačný kalendár. Zaznačte si doň všetky deadliny a veci, ktoré musíte dokončiť. Následne si plánujte jednotlivé činnosti a aktivity. Uvidíte, pôjde to omnoho jednoduchšie.

Kategorizujte

Deň sa skladá z omnoho viac činností, ako iba z práce. Okrem svojho profesného života máte aj osobné záväzky, spoločenský život, domácnosť a rodinu. Dokonalý plán musí obsahovať úplne všetko, nie iba pracovné záležitosti.

Jedným z hlavných problémov je, že veľa ľudí má tendenciu sústrediť sa len na prácu. Osobný život tak ide často bokom. Ak chcete perfektný denný plán, nezabudnite si vyhradiť čas na seba. To znamená, čas, ktorý venujete cvičeniu, čítaniu, učeniu alebo iným veciam, ktoré neustále odkladáte “na potom”.

Možno sa to nezdá, no tieto veci vám pomáhajú zlepšiť aj pracovný výkon. Napríklad, ak radi čítate a vašou prácou je písanie, táto voľnočasová aktivita vám pomáha rozšíriť si slovnú zásobu.

Keď budete mať vo svojom pláne kategórie, celý život si vyvážite. Vyhnete sa dlhým hodinám stráveným v práci, prípadne vyhoreniu.

Buďte flexibilní

Správny plán nie je príliš prísny a umožňuje vám byť flexibilnými. Nikdy totižto neviete, čo sa počas dňa alebo týždňa zmení.

V pláne by ste si mali označiť veci, ktoré sa nedajú presunúť, červenou. Pri pohľade do diára budete vedieť, že tieto činnosti musíte dokončiť, nech sa deje čokoľvek. Ostatné povinnosti si môžete označiť inou farbou, prípadne vôbec.

Buďte dostatočne flexibilní, aby ste zvládli urgentné pracovné úlohy, nešťastné udalosti, zdravotné problémy, nečakaných hostí a ďalšie podobné udalosti.

ipad a mobil

Zhrnutie

Plánovanie pomáha zlepšiť produktivitu a zvýšiť motiváciu. Okrem toho má desiatky ďalších výhod, ktoré objavíte hneď po tom, ako ho vyskúšate. Plánujte do diára, zošita, aplikácie či len na papier. Je úplne jedno, čo využijete. Dôležité je, aby ste mali všetky povinnosti priradené k jednotlivým dňom či hodinám.

zdroj: lifehack.org


Kupóny

https://www.kuponovnik.sk/obchod/mfppapier-sk

O autorovi

Študentka žurnalistiky, ktorá miluje kávu, dobré jedlo a píše články na všetky témy, ktoré sa k nej dostanú.