Flowtime technika: Skvelá alternatíva k Pomodoro

0

V súčasnosti existuje nespočetné množstvo techník produktivity, ktoré tvrdia, že vám pomôžu pracovať maximálne efektívne. Len málo z nich je známejších a rozšírenejších ako technika Pomodoro. Je to systém riadenia času, ktorý navrhuje rozdeliť si pracovné úlohy na 25-minútové úseky a robiť medzi nimi krátke prestávky.

Myšlienka sa točí okolo toho, že väčšina ľudí začne po 25 minútach nepretržitej práce strácať sústredenie a bude potrebovať obnovenie, aby zostala produktívna. Táto myšlienka má však jeden problém: žiadne dve úlohy nie sú rovnaké. A keď na to príde, ani dvaja ľudia nie sú rovnakí. To znamená, že univerzálny systém produktivity nemôže byť vhodný pre každého.

Existuje však alternatíva, ktorá poskytuje väčšiu flexibilitu a umožňuje vám prispôsobiť si ju pre konkrétne prípady použitia. Nazýva sa Flowtime technika a tu je všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste ju mohli používať a začať pracovať efektívnejšie.

Čo je technika Flowtime?

Technika Flowtime síce nie je taká známa ako technika Pomodoro, ale existuje už nejaký čas. V mnohých ohľadoch je priamym potomkom Pomodoro. Jej autorkou je Zoe Read-Bivens, ktorá ju vymyslela ako prostriedok na odstránenie niektorých nedostatkov, s ktorými sa stretla pri používaní techniky Pomodoro.

Zistila, že dodržiavanie 25-minútových pracovných úsekov často prerušuje jej flow, pocit ponorenia sa do konkrétnej úlohy, a v konečnom dôsledku jej produktivitu skôr poškodzuje, ako zvyšuje. Aby tento problém vyriešila, snažila sa vytvoriť systém, ktorý by zachoval prospešné aspekty techniky Pomodoro a zároveň by jej umožnil dostať sa do pozitívneho toku a zostať v ňom.

plánovanie a stanovenie cieľov na ipade

Základy techniky Flowtime

Ak chcete začať používať techniku Flowtime, najprv si musíte vytvoriť časový harmonogram, ktorý vám pomôže riadiť každodenné činnosti. Môžete to urobiť pomocou tabuľky alebo ručne, podľa toho, čo vám najviac vyhovuje. V záhlaví časového hárku uveďte nasledujúce názvy stĺpcov:

  • Názov úlohy
  • Čas začiatku
  • Čas ukončenia
  • Prerušenie
  • Pracovný čas
  • Čas prestávky

Váš časový rozvrh bude hlavným spôsobom, ako budete sledovať svoje denné úlohy a ako si stanovíte tok, ktorý vám najlepšie vyhovuje. Po jeho nastavení sa riaďte našimi radami a tipmi, ako ho používať:

1. Vyberte si úlohu

Ak chcete začať, vyberte si úlohu, ktorú chcete vykonať. Mala by byť konkrétna a mala by byť niečím, čo môžete primerane dokončiť v čase, ktorý máte k dispozícii. Inými slovami, nevyberajte si úlohu typu „vymaľujem si dom“. Vyberte si niečo ako „natrieť vchodové dvere môjho domu“. Ak si vyberiete príliš širokú, veľkú a náročnú úlohu, budete mať problém pri práci zotrvať. Preto sa snažte rozdeliť to, čo robíte, na čo najmenšie zvládnuteľné časti.

2. Začnite pracovať na svojej úlohe

Ďalším krokom je začať pracovať na svojej úlohe. Začnite tým, že úlohu, na ktorej budete pracovať, uvediete v príslušnom poli časového hárku. Potom uveďte čas, kedy začínate pracovať. Keď začnete pracovať na svojej úlohe, jediné pravidlo, ktoré musíte dodržiavať, je, že nie je povolený multitasking. Pomôže vám to sústrediť sa na to, čo potrebujete urobiť, a minimalizovať akékoľvek samovoľné rozptyľovanie.

3. Pracujte dovtedy, kým nebudete potrebovať prestávku

Potom môžete pokračovať v práci na uvedenej úlohe tak dlho, ako chcete. Ak po 15 minútach pocítite únavu, urobte si prestávku. Ak sa dostanete do produktívneho rytmu, stratíte pojem o čase a nakoniec budete pracovať hodinu v kuse. A to je úplne v poriadku.

Ide o to, aby ste spoznali svoje vlastné vzorce a pracovali po úsekoch, ktoré vám vyhovujú najviac. Ak sa na niektoré úlohy dobre nesústredíte, pracujte na nich kratšie. Ak vás pohlcujú iné typy úloh, maximalizujte svoj výkon tým, že budete pracovať tak dlho, ako ste schopní sústrediť sa.

Pravdepodobne zistíte, že najdlhšia doba, ktorú budete schopní vydržať, je približne 90 minút. To zodpovedá vášmu ultradiánnemu rytmu, čo sú striedavé obdobia bdelosti a odpočinku, ktoré náš mozog zažíva počas dňa.

Existuje množstvo prípadových štúdií, ktoré dokazujú, ako pravidelné prestávky zvyšujú produktivitu. Je to jeden z dôvodov, prečo sú povinné prestávky súčasťou techniky Pomodoro. Existujú však dôkazy, že rovnako dobre funguje aj menej štruktúrovaný prístup k prestávkam. Jedna technologická spoločnosť, ktorá nedávno nariadila svojim zamestnancom, aby si robili prestávky každú hodinu podľa vlastného uváženia, zaznamenala nárast úrovne produktivity o 23 %.

4. Urobte si primerane dlhú prestávku

Keď sa rozhodnete, že potrebujete prestávku, urobte ju. Len sa uistite, že ste si jej čas zapísali do pracovného výkazu na správne miesto. Vyberte si akúkoľvek dĺžku prestávky. Je na vás, či zvolíte 5 alebo 30 minút. Dávajte si však pozor, aby ste toto privilégium nezneužívali. V opačnom prípade nebude trvať dlho, kým vám prestávky zhltnú väčšinu času.

Všeobecne platí pravidlo, že najlepšie sú päťminútové prestávky na každý 25-minútový pracovný čas. Pri dlhších pracovných časoch čas prestávky úmerne predlžujte. Mali by ste používať časovač, aby ste sa uistili, že sa vrátite k svojej úlohe v správnom čase. A keď sa prestávka skončí, nezabudnite si zaznamenať čas, kedy ste začali znova pracovať.

5. Zaznamenávajte aj rozptýlenie

Počas práce sa vždy vyskytnú chvíle, keď vás niečo vyruší. Môže ísť o vyrušenie vo forme telefonátu, naliehavého e-mailu alebo dokonca nutkania ísť na toaletu. Keď sa takéto veci stanú, zaznamenajte ich výskyt do stĺpca s názvom „Prerušenie“. Snažte sa, aby vyrušenia boli krátke, no nesnažte sa ich blokovať.

Dôvodom je, že sa vám to pravdepodobne nepodarí a niekedy budú mať veci, ktoré vás vyrušia, vyššiu prioritu ako to, na čom pracujete.

6. Kroky opakujte, kým nebude vaša práca dokončená

Ďalej už stačí len opakovať vyššie uvedené kroky, kým úlohy, na ktorých pracujete, nebudú dokončené. Pri dokončovaní každej úlohy si nezabudnite zaznamenať konečný čas zastavenia. Ak chcete, môžete si vypočítať celkový čas práce (a vyplniť ho), keď úlohu dokončíte, alebo môžete urobiť všetky výpočty naraz na konci dňa.

Dôležité je len to, aby ste v sledovaní času nenechávali žiadne medzery. Vaše časové hárky sa po vyplnení stanú prínosom, ktorý zlepší vašu schopnosť vytvoriť pracovný plán, ktorý maximalizuje váš denný výkon.

Čo urobiť s časovým hárkom?

Hoci vám zaznamenávanie pracovných časov a prestávok pomôže udržať si dobrú každodennú pracovnú aktivitu, existuje ešte jeden dôležitý dôvod, prečo si všetko zapisujete. Je ním to, že vaše časové hárky vám postupne začnú odhaľovať, ako si vytvoriť ideálny denný rozvrh.

Na konci každého týždňa si teda nájdite čas a porovnajte svoje časové hárky. Možno uvidíte, že sa začnú objavovať určité vzorce. Môžete si napríklad všimnúť, že najdlhšie pracovné úseky sa zvyčajne vyskytujú pred obedom alebo že existujú určité časti dňa, ktoré bývajú vyplnené rozptýlením. Tieto informácie môžete využiť na efektívnejšie plánovanie nasledujúcich dní.

Vo všeobecnosti budete chcieť zoskupiť svoje najdôležitejšie úlohy v najproduktívnejších časoch. Ak teda napríklad kontrolujete dôležité údaje v práci, pri ktorých sa nesmiete pomýliť, môžete si na to vyhradiť čas, keď viete, že sa budete sústrediť bez vyrušovania.

Naopak, menej kritickú prácu by ste si mali naplánovať na časy, keď je najpravdepodobnejšie, že budete pri práci vyrušovaní. Ak teda potrebujete čas na odpovedanie na e-maily alebo na telefonáty, budete vedieť, kedy to máte urobiť. Vďaka tomu budete nielen produktívnejší, ale aj eliminujete chyby vo svojej práci.

Najdôležitejšie podobnosti medzi Flowtime a Pomodoro

Ak ste oboznámení s tým, ako funguje technika Pomodoro, možno ste si všimli niektoré podobnosti s technikou Flowtime. Ako sme už hovorili, je to zámerné. Technika Flowtime je špeciálne navrhnutá tak, aby si zachovala tri kritické vlastnosti techniky Pomodoro, ktorými sú:

1. Presné sledovanie času

Jedným z dôvodov, prečo je technika Pomodoro pre mnohých ľudí taká účinná, je, že vytvára pevný systém na uľahčenie sledovania času. Tým, že si pracovné úlohy musíte rozdeliť na 25-minútové úseky, si veľmi dobre uvedomíte, aké úlohy máte pred sebou a ako využívate svoj čas. Už len to vám pomôže vyhnúť sa plytvaniu drahocenným pracovným časom, pretože musíte počítať s každou minútou. Túto výhodu poskytuje aj technika Flowtime.

2. Odstránenie multitaskingu

Pri technike Pomodoro si musíte vybrať úlohu, na ktorej budete pracovať, a pomocou 25-minútového časovača odmerať každý pracovný čas. To výborne pomáha udržať vás pri plnení úloh, pretože od momentu nastavenia časovača viete, čo sa snažíte dosiahnuť, a preto je nepravdepodobné, že by ste odbočili k inej úlohe.

Aj keď pri technike Flowtime nemusíte používať časovač, samotný akt zapísania plní tú istú úlohu. Keďže viete, že budete sledovať čas strávený prácou na konkrétnej veci, budete mať tendenciu zostať pri svojej úlohe, kým ju nedokončíte alebo kým nenastane čas na prestávku.

plánovanie

3. Uľahčenie prestávok

Jedným z najväčších zabijakov produktivity je vyčerpanie. Existuje množstvo údajov, ktoré dokazujú, že prestávky sú nevyhnutné na udržanie špičkového pracovného výkonu. To je skutočné tajomstvo úspešnej povesti techniky Pomodoro – robí prestávky povinnými a nevyhnutnými.

Na porovnanie, technika Flowtime tiež trvá na tom, aby ste robili prestávky. Len vám ich nevnucuje, kým na ne nie ste pripravení. V tomto smere je na dosiahnutie úspechu pri používaní techniky Flowtime potrebná dodatočná sebadisciplína. Ale ak dokážete poslúchať časovač, nie je dôvod, aby ste sa nenaučili poslúchať signály, ktoré vám vaše telo vysiela, keď potrebuje prestávku.

Zhrnutie

Na konci dňa môžete zistiť, že úspech predsa len nájdete pomocou techniky Pomodoro. Koniec koncov, nie nadarmo je taká populárna. Ak ju však používate už nejaký čas a zistíte, že vám jej strnulé štruktúry a pravidlá nesedia, mali by ste vedieť, že nie ste sami. Zvážte teda, či by ste nemali aspoň na týždeň alebo dva vyskúšať techniku Flowtime. Možno zistíte, že vášmu štýlu práce vyhovuje lepšie a že toho stihnete ešte viac ako kedykoľvek predtým.

zdroj: lifehack.org

O autorovi

Študentka žurnalistiky, ktorá miluje kávu, dobré jedlo a píše články na všetky témy, ktoré sa k nej dostanú.