Čo je to time management a prečo je tak dôležitý?

Čas sú peniaze. Tak znie to známe "príslovie", že? Netreba sa prečo čudovať, že ľudia sa snažia rozdeliť všetky svoje úlohy tak, aby nestrávili pracovaním ani jednu hodinu navyše. Ak ste niekedy premýšľali o tom, ako si plánovať svoj čas, pravdepodobne ste sa v nejakom článku alebo videu stretli s pojmom time management. Ten je dôležitý nielen pre zarábanie peňazí, ale aj pre váš osobný život.

Ak sa naučíte efektívne spravovať svoj čas, podarí sa vám spraviť akúkoľvek úlohu, nehľadiac na to, aká náročná je alebo čo všetko k nej potrebujete. Time management vám poskytuje vnútorný pokoj, efektivitu, produktivitu a množstvo ďalších výhod. A pre ne sa rozhodne oplatí vyskúšať. Nie nie?

Čo teda time management vlastne znamená a ako ho vo svojom živote využívať? Čítajte ďalej a dozviete sa všetko, čo potrebujete.

Čo je time management?

Time management, v preklade aj správa času, znamená v praxi určitú kontrolu nad vaším dňom. Každý z nás, nehľadiac na prácu, ktorú vykonáva, alebo postavenie, ktoré má, dostane len 24 hodín. Je tak na ňom, čo sa s nimi rozhodne urobiť.

24 hodín je potrebné správne rozdeliť. Približne 6 - 9 hodín trávime spánkom. Tie rozhodne nekráťte. Spánok je pre náš organizmus dôležitý. Stará sa o správnu funkciu mozgu, ktorý následne v práci potrebujeme.

Ďalej nezabudnite z celého dňa vyhradiť približne 3 - 4 technické hodiny. Čo to znamená? Je to čas na dochádzanie do práce, stretnutia s klientmi alebo kolegami a podobne. Vo výsledku vám tak zostáva približne 10 - 12 hodín, ktoré môžete využiť presne podľa svojich predstáv.

V tomto čase je najdôležitejšie splniť všetky pracovné úlohy, učiť sa a študovať (ak ste študent), venovať sa svojim záľubám, starať sa o seba, stretávať sa s priateľmi a rodinou a množstvo ďalšieho. Udalosti a špeciálne príležitosti si však necháme na neskôr.

Ako má všetko spomenuté (a omnoho viac) stihnúť človek za jeden deň? Niekedy sa zdá, že osobný a pracovný život nie je možné skombinovať do dvadsiatich štyroch hodín. Opak je však pravdou. Všetko ide, len musíte chcieť. A mať dobrý a premyslený time management.

Prečo je time management tak dôležitý?

Ak sa chcete venovať všetkému, čo máte radi, time management vo svojom živote nemôžete vynechať. Žiť v sociálnom svete znamená mať nejaké povinnosti, ktoré je potrebné splniť. Všetko sa totižto odvíja jedno od druhého. Dajme si jeden menší príklad z bežného života.

Potrebujete pracovať, aby ste mohli zarobiť peniaze. Peniaze zas potrebujete na to, aby ste mohli jesť, platiť účty a kupovať veci, ktoré potrebujete. Ak nebudete jesť alebo platiť účty, môžete prísť o strechu nad hlavou alebo zomrieť od hladu.

Ak ste sa rozhodli, že sa od sociálneho života odrežete a nechcete naň míňať peniaze, nie je to príliš dobrý krok. Úplná izolácia od priateľov, rodiny a blízkych znamená len jedno. Problémy s duševným zdravým. Človek sa musí s niekým porozprávať a zabaviť. Vďaka tomu sa nám v tele dejú rôzne zmeny, ktoré očisťujú mozog a vyplavujú endorfíny. A ako iste všetci vieme, endorfíny sú presne tie hormóny, ktoré potrebujeme pre dobrú náladu.

Či už premýšľate nad tým, ako jednotlivé veci stihnúť za jeden deň, alebo máte vo svojom živote chaos, jednoducho stavte na time management. Ten vám pomôže chytiť do rúk každú jednu hodinu, ktorú počas dňa dostanete a využiť ju najlepšie, ako viete.

Bez riadenia času sa totižto budete len stresovať a obetovať svoj zmysluplný život maličkostiam, ktoré by vás inak nemali vôbec trápiť. Váš život nebude mať určitý poriadok, nehovoriac o tom, ako sa budete cítiť. Čerešničkou na torte budú rýchle zmeny nálad a emočná nestabilita.

Techniky time managementu

Bez ohľadu na to, aký komplikovaný je váš zoznam úloh alebo ako málo času máte, je potrebné uvedomiť si, že keď sa rozhodnete pre time management, váš život sa zmení z hodiny na hodinu. Správne postupovanie v práci alebo v osobnom živote vám vytvorí čas na hobby alebo stretnutia s priateľmi, na ktorých ste doteraz nemali čas.

Time management má niekoľko profesionálnych techník, ktoré by ste si mali osvojiť v prípade, že ho budete využívať na pravidelnej báze. Zbavíte sa tak problémov s plánovaním jednotlivých úloh a zabíjaním času nad niečím, čo v skutočnosti nie je vôbec dôležité.

Delegácia

Delegovanie je skvelá technika riadenia veľkých projektov. Je vhodná najmä v pracovnej oblasti. Vyžaduje si rozdelenie menších úloh medzi skupinu viacerých ľudí. Ku koncu tak získate vy alebo vaša firma omnoho lepšie výsledky.

V praxi to vyzerá pomerne jednoducho. Napríklad, ak máte v úmysle vytvoriť digitálnu marketingovú kampaň, úlohu môžete rozdeliť na niekoľko čiastkových úloh. Tie následne priraďte k rôznym zamestnancom, aby každý mohol pracovať súčasne a vytvoriť skvelú kampaň za minimálny čas.

Ak by mala jedna osoba pracovať na celom projekte, jeho vývoj bude trvať týždne. S delegáciou je však projekt možné uskutočniť do niekoľkých dní, či dokonca hodín.

Delegácia na prvý pohľad znie veľmi ľahko. V skutočnosti je však náročná, a to najmä pre človeka, ktorý musí jednotlivé úlohy rozdeliť. Vždy si dopredu premyslite, komu čo priradíte. Nie každý sa hodí na úplne všetko. Ak svojich podriadených príliš dobre nepoznáte, zistite si o nich bližšie informácie.

Pre správny time management budete potrebovať praktický diár. Vyberte si jeden zo širokej ponuky MFPpapier.sk!

Stanovenie priorít

Niekedy, keď má človek príliš veľa práce, môže zabudnúť, čo je pre neho najdôležitejšie. Preto spadne do kolotoča úloh, ktoré nie sú ani zďaleka prioritou a mohli by sa urobiť niekedy inokedy. Práve preto si spravte zoznam svojich priorít. Ten môže byť aktuálny na deň, týždeň alebo mesiac. Vždy, keď sa vám bude zdať, že nepracujete správne, sa naň pozrite a zistite, ako na tom ste.

Pomocou praktického zoznamu sa dostanete znova do svojich koľají, začnete pracovať presne na tom, čo potrebujete a ku koncu mesiaca budete mať vypracovaný každý projekt, ktorý ste potrebovali. Bez toho, aby ste sa naháňali pred deadlineom.

Blokové plánovanie

Aký je lepší spôsob riadenia času ako vytváranie harmonogramu? A to nie hocijakého, ale rovno blokového. Ak ste sa s niečím takým ešte nestretli, veľmi radí vám túto techniku predstavíme.

Blokovanie času je jednoduché a rýchle. Nachádza sa vo viacerých formách a dá sa prispôsobiť presne podľa vašich potrieb. Najobľúbenejší formát sa nazýva Pomodoro technika. Tá spočíva v 25 minútových časových blokoch. V praxi to funguje veľmi jednoducho. Na niečo (nejakú úlohu) sa sústredíte na 100 % počas celých 25 minút. Nezdvíhate telefonáty, neodpisujete ani neprezeráte sociálne siete. Akonáhle týchto 25 minút skončí, máte 5 minút prestávku.

Ak sa vám zdá 25 minút málo, bloky si môžete predĺžiť, prípadne skrátiť. Menej ako 25 minút však nie je príliš praktických, pretože by ste mali počas hodiny príliš veľa prestávok a z práce by ste toho veľa nestihli.

Sústredenie

Jednoducho povedané, ak sa viete na jednotlivé činnosti sústrediť, môžete každú úlohu dokončiť omnoho rýchlejšie. Hlavnou pointou riadenia času je produktívne využitie každej sekundy. A každú sekundu môžete využiť len vtedy, keď sa dokážete sústrediť na jednotlivé úlohy bez akéhokoľvek vyrušovania.

Do svojej pracovnej rutiny môžete zahrnúť malé veci, ktoré zlepšia sústredenie, ako napríklad výber štruktúrovaného prostredia, v ktorom budete pracovať. Ak ste doma, snažte pracovať na mieste, kde vás nebude nič vyrušovať. Vytvorte si svoj vlastný kútik a na jednotlivých úlohách robte vždy z jedného miesta.

Prokrastinácia

Verte tomu alebo nie, prokrastinácia je najväčším nepriateľom riadenia času. Ide o zlozvyk, ktorý musíte prekonať, ak sa chcete stať produktívnym a najlepším vo svojej práci.

Niektorí si často ani samu neuvedomujú, že počas práce začali prokrastinovať. V skutočnosti však ide o vec, ktorú musíte urobiť sami, vedomím úsilím. To znamená, že mozog si túto zmenu uvedomí. Kvôli únave, prepracovanosti alebo stresu to však môžete zistiť o niekoľko hodín či dokonca až na konci dňa. Je preto dôležité sledovať, čo počas dňa robíte, zapisovať si jednotlivé úlohy a odškrtávať ich s tým, že sú hotové.

Ak sa niekedy pristihnete pri proskrastinácii, využite túto situáciu k tomu, aby ste zistili, kde je problém. Pozrite sa na to, čo robíte a sledujte, čo mohlo spôsobiť prechod zo sústredenia sa na pracovnú úlohu k prokrastinácii. A keď budete vedieť, čo to spôsobilo, môžete proti tomuto problému bojovať.

Napríklad, ak ste začali prokrastinovať vtedy, keď ste sa nevedeli s projektom pohnúť, dajte si počas ťažších úsekov v práci vždy na chvíľku pauzu. Otvorte okno, nadýchajte sa čerstvého vzduchu, poprechádzajte sa a pracujte ďalej.

Naučte sa povedať nie

To, že sa naučíte robiť viac vecí za kratší čas, ešte neznamená, že by ste sa mali nadmerne zaťažiť. Uprednostnite to, čo vás baví a k čomu inklinujete. Ak ste si svoje úlohy v práci spravili a nadriadený sa vás opýta, či by ste chceli pracovať navyše, no vy nechcete alebo sú to veci, ktoré vás nebavia, jednoducho povedzte nie.

A síce sa môže zdať nie ako neslušné, nie je to tak. Ide o odpoveď, na ktorú máte nárok a nadriadený, alebo ktokoľvek iný, s ňou musí počítať.

Uľahčite si život, skúste time management

V našom živote existuje viacero techník a spôsobov, ako si uľahčiť prácu, povinnosti alebo celkovo, jednotlivé dni. Jednou z nich je time management, ktorý šetrí čas a umožňuje vám počas dňa robiť všetko to, čo máte radi a čo vás baví. Vyskúšajte ho ešte dnes a zabudnite na dlhé hodiny v práci. Užívajte si dni s priateľmi, rodinou a blízkymi.

zdroj: thoughtcatalog.com

Často kladené otázky

---