10 skvelých tipov ako si zorganizovať čas a získať tie najlepšie výsledky

0

Dvadsaťštyri hodín. Každý človek dostane rovnakých dvadsaťštyri hodín a je len na ňom ako ich využije. Na výber máte však dve možnosti. Svoju prácu, ciele a osobné veci si naplánujete a životu dáte akýsi smer. Alebo organizácii času nevenujete žiadnu pozornosť a vaše dni sa budú zlievať do jedného.

Ako iste tušíte, správna je prvá možnosť. Keď si všetky úlohy, ciele, stretnutia a množstvo ďalšieho naplánujete, vyhnete sa stresu, ktorý nakoniec vedie k tzv. burnout-u, čiže vyhoreniu. Zdá sa vám, že 24 hodín je príliš málo a potrebovali by ste aspoň dve či tri hodiny navyše? Stavte na nasledujúce tipy a uvidíte, že vďaka nim si v hektickom živote nájdete aj čas pre seba.

produktivita

1. Zadefinujte si svoju misiu

Prvým tipom, ako si zorganizovať svoj čas a riadiť život, je definovať svoju misiu. Jednoducho niečo, čo vás motivuje k tomu, aby ste každý deň na sebe pracovali a posúvali sa ďalej.

Povedzme, že si chcete otvoriť reštauráciu. Nezamerajte sa len na to, že vám môže zarobiť peniaze. Vašim poslaním by malo byť robiť ľuďom radosť. Poskytnúť im chutné jedlo. Prípadne pokračovať v rodinnej tradícii.

Misia vás udrží motivovaných na ceste k dosahovaniu jednotlivých cieľov. Práve vďaka nej vydržíte aj vtedy, keď sa vám nebude dariť alebo príde nejaký problém.

2. Naučte sa hovoriť “nie”

Problémom mnohých ľudí je to, že nedokážu povedať nie. Každému, kto ich o niečo poprosí, povedia áno. A to nehovoríme len o členoch rodiny, priateľoch alebo iných blízkych osobách. Často ide aj o neznámych ľudí.

Prečo to tak je? Niektorí nechcú premeškať príležitosť. A je jedno o akú príležitosť ide. Nadviazať kontakt, zapojiť sa do projektu, naučiť sa niečo nové, rozšíriť si obzory. My ľudia sme charakteristickí tým, že chceme všetko. Nechceme nikde chýbať a chceme byť do všetkého zapojení. A ak sa tak nestane, pociťujeme FOMO efekt.

FOMO efekt, skratka označujúca “Fear Of Missing Out”, opisuje pocit, ktorý máme, keď sa bojíme, že o niečo prídeme. Napríklad, priatelia vás volajú von, no vám sa nechce. Ste unavení a najradšej by ste zostali doma. Chcete im odpísať, že dnes sa na to necítite a uvidíte sa s nimi inokedy.

V tom vám však napadne, že môžete prísť o dôležité informácie alebo dokonca postavenie v skupine. Namiesto toho, aby ste doma oddychovali sa oblečiete a unavení idete za priateľmi.

Strach z toho, že vám niečo unikne, môže byť užitočný najmä vtedy, keď ste nováčikom a potrebujete získať čo najviac nových skúseností. Prítomnosť na mnohých projektoch alebo meetingoch je v takýchto prípadoch dôležitá. S ničím to však netreba preháňať.

Po čase by ste sa mali zamerať na seba. Keď budete tráviť množstvo času s ostatnými, na ich projektoch alebo na schôdzkach, ktoré vám nič nedávajú, nebudete mať čas robiť to, na čom skutočne záleží. Naučte sa preto vo svojom živote odlišovať to, čo skutočne stojí za vašu pozornosť a čo nie.

Ak je vašim cieľom lepšie organizovať svoj čas, začnite ho vnímať ako obmedzený zdroj. Využívajte ho múdro. Zabudnite na ľudí a projekty, ktoré neslúžia vášmu poslaniu alebo cieľom.

Povedať “nie” je zo začiatku ťažké. No pocit, že pracujete na sebe a svojich snoch, je nenahraditeľný.

práca doma

3. Prehodnoťte, ako momentálne využívate svoj čas

  1. Ako veľmi ste produktívni?
  2. Aká je kvalita vašej práce, ktorú vykonávate?

Na to, aby ste mohli svoj čas zefektívniť a lepšie využiť, musíte mať jasný obraz o tom, kam smeruje a ako ho využívate. Svoj život nebudete môcť zmeniť, ak sa nepozriete na to, ako ho žijete teraz.

Prehodnocovanie svojho času nie je vôbec jednoduché. Problém je v tom, že človek naň nemá nadhľad. Vidí len to, čo vidieť chce. Práve preto začnite plánovaním týždenného “auditu”.

To znamená, že si do tabuľky v počítači alebo na papier budete zapisovať, čo v jednotlivé hodiny robíte. Zapisujte si každý detail. Vždy, keď začnete robiť niečo iné.

Napríklad:

  • 8:00 – začiatok práce
  • 9:20 – krátka pauza na sociálne siete
  • 9:40 – meeting

A podobne. Audit je len pre vás. Nebudete ho nikomu ukazovať ani posielať. Preto si doň píšte každú jednu maličkosť. Len vďaka tomu si budete vedieť spraviť obraz o tom, ako čas využívate a či náhodou príliš neprokrastinujete.

Pomocou auditu získate určitý nadhľad na svoj pracovný rozvrh. Možno zistíte, že trávite príliš veľa času na sociálnych sieťach. Prípadne vám veľa času zaberá neustále sledovanie a odpisovanie na e-maily.

Takéto problematické “časti” dňa si vypíšte a od budúceho týždňa na nich začnite pracovať. Trápia vás sociálne siete? Vypnite mobil alebo ich na určitý čas zablokujte. Neustále odbiehate na iné stránky alebo e-shopy? Ak na prácu nepotrebujete internetové pripojenie, vypnite ho. Alebo vypnite všetky karty a otvorte len tie potrebné.

4. Rozdeľte si energiu

Ďalším dôležitým tipom, ako si správne zariadiť čas, je rozdelenie energie. V dnešnej modernej dobe existuje mýtus, ktorému veria mnohí ľudia. Ten znie tak, že tí, ktorí vstávajú skoro ráno a už pri východe slnka pracujú, sú najefektívnejší.

Nie je to úplne pravda. Tento spôsob pracovania môže byť pre niekoho výhodný. Predsa len, ráno vás nikto neotravuje. Na druhej strane, existujú ľudia nazývaní “nočné sovy”. Charakteristickí sú tým, že si pospia dlhšie, no pracujú do hlbokej noci.

Kľúčom k správnej organizácii času nie je obetovanie spánku pre produktivitu. Na to, aby ste boli produktívni a dosahovali všetky svoje ciele, musíte byť oddýchnutí a plní energie.

Svoj harmonogram naplánujte podľa toho, čo vám vyhovuje najviac. Ak radi vstávate skoro a pracujete ešte predtým, ako “celý svet” vstane, naplánujte si všetky veci na ráno. Ak však milujete spánok do 9 alebo 10, nie je na tom nič zlé. Pospite si a všetky úlohy naplánujte na poobedie.

notebook a rastlina

5. Plánujte dopredu

Hovorí sa, že cieľ bez plánu je len túžba. Svoje povinnosti a jednotlivé úlohy plánujte aspoň deň dopredu. Sadnite si vo svojej pracovni alebo v obývačke, zoberte svoj obľúbený zápisník alebo diár a zapíšte si všetky úlohy a ciele.

Niektorí ľudia plánujú aj týždeň dopredu. Dni si rozplánujú podľa toho, kde musia byť (meeting, stretnutie, návšteva) alebo čo musia urobiť. Plánovanie na týždeň dopredu vám dá určitú predstavu o tom, ako bude vyzerať váš týždeň. Plus, svojim klientom alebo priateľom budete vedieť povedať, či sa v stredu alebo štvrtok budete môcť stretnúť.

Pri takomto plánovaní nezabúdajte na časovú rezervu. Nikdy neviete, čo sa počas týždňa môže udiať. Niektoré veci vám pribudnú, iné zas odpadnú. Svoj harmonogram zorganizujte tak, aby bol flexibilný.

Ak doma nemáte žiaden zápisník alebo diár, pozrite si ponuku MFPpapier.sk a nakúpte štýlové kúsky za tie najlepšie ceny.

6. Zbavte sa vecí, ktoré vás rozptyľujú

Človeka dokáže rozptýliť nespočetné množstvo vecí. Veľký podiel na tom majú externé faktory, ako napríklad SMS správy, upozornenia zo sociálnych sietí alebo neporiadok na stole. Netreba však zabúdať ani na tie interné. K nim sa radia vaše vlastné myšlienky.

Niektorí si sledovanie e-mailov alebo sociálnych sietí ospravedlňujú tým, že je to “súčasť ich práce”. A síce sa na jednej strane tieto aktivity javia, ako vaša práca, v skutočnosti sú len stratou času.

Povedzme napríklad, že pracujete na prezentácii, ale každých pár minút sa zastavíte a skontrolujete svoju doručenú poštu. Čítanie a odpovedanie na e-maily je súčasťou vašej práce, takže takéto kontrolovanie považujete za produktívnu činnosť.

Opak je však pravdou. Bez ohľadu na to, ako si takúto “polovičnú prácu” pred sebou obránite, výsledok je vždy rovnaký. Nikdy sa plne nezúčastňujete na plnení danej úlohy. Svoju myseľ máte roztrúsenú a nedokážete sa sústrediť na to, čo v skutočnosti musíte urobiť.

rozvrh práce

7. Vyhnite sa multitaskingu

S bodom 6. sa spája aj bod 7. Multitasking, práca na viacerých veciach naraz, nie je tak produktívna, ako sa zdá. Môžete mať pri ňom pocit, akoby ste žonglovali s viacerými úlohami naraz, no žiadnej sa nevenovali na 100 %.

Prečo je multitasking takým veľkým nepriateľom času? Podľa odborníkov, mozog využíva na “prepínanie” medzi niekoľkými úlohami naraz omnoho viac energie, ako na ich vykonávanie. To znamená, že sa dostávate do “slučky”, v ktorej nie ste vôbec produktívni. Váš výkon je polovičný a rovnako tak aj výsledky.

8. Premýšľajte nad budúcnosťou

Naše dnešné rozhodnutia ovplyvňujú vývoj zajtrajška. To, ako trávite svoje minúty a hodiny, má dlhodobý vplyv na váš život. Ak teda bojujete s organizáciou času, myslite na svoju budúcnosť a budúce ja.

Zamyslite sa nad tým, ako vám to, čo práve teraz robíte, pomôže, alebo presne naopak nepomôže, v budúcnosti.

9. Nezamieňajte si slová urgentnosť a dôležitosť

Každý deň máme niekoľko vecí, ktoré musíme urobiť. To však neznamená, že ide o urgentné povinnosti.

Napríklad, naliehavé veci vo vašom zozname úloh si vyžadujú okamžitú pozornosť a akciu. Musíte sa na ne sústrediť a vykonať ich čo najskôr. Následne sa vo vašom zozname objavujú dôležité úlohy. Na tie by ste nemali zabúdať, no nemusíte ich urobiť hneď.

Ak budete na jednotlivých úlohách pracovať naopak, môže sa stať, že urgentné veci pokazia váš výsledok v práci. Prípadne ovplyvnia váš príjem. Dávajte si teda pozor na to, čo slová urgentnosť a dôležitosť znamenajú.

10. Nezabúdajte na oddych

Pre niekoho sa môžu zdať prestávky a oddych kontraproduktívne, no v skutočnosti sú veľmi dôležité. Na dosiahnutie optimálnej produktivity potrebuje mozog niekoľkokrát za deň pauzu.

To, ako často si pauzu dáte, je na vás. Mnohé štúdie však naznačujú, že by mala nasledovať po každých 2 – 3 hodinách intenzívnej práce.

Zhrnutie

Správna organizácia času je kľúčom k výborným výsledkom a napredovaniu v živote. Všetky svoje úlohy si naplánujte, nezabudnite oddychovať a využite naše tipy. Pomôžu vám získať vysokú produktivitu a množstvo voľného času.

zdroj: lifehack.com


Kupóny

https://www.kuponovnik.sk/obchod/mfppapier-sk

O autorovi

Naďa Černá

Študentka žurnalistiky, ktorá miluje kávu, dobré jedlo a píše články na všetky témy, ktoré sa k nej dostanú.